Archivierung im Hochschularchiv
Alle ETH-Angehörigen sind für die Dokumente und Daten verantwortlich, die bei ihrer täglichen Arbeit anfallen. Sie sind dazu verpflichtet, dem Hochschularchiv archivwürdige Dokumente und Daten anzubieten. Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial, kulturell oder wissenschaftlich von bleibendem Wert sind.
Archivwürdige Dokumente und Daten
Das Hochschularchiv legt gemeinsam mit den Datenproduzenten fest, welche Dokumente und Daten langfristig archiviert werden sollen. Archiviert werden sowohl analoge Unterlagen (Papier) als auch digitale Unterlagen. Bei der langfristigen Archivierung digitaler Dokumente besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Fachstelle für digitale Langzeitarchivierung.
Bei Unterlagen aus der ETH-Verwaltung sind beispielsweise archivwürdig:
- Jahresberichte von Abteilungen, Departementen, Instituten, Labors, Professuren etc.
- Unterlagen zur Strategie einer Organisationseinheit, Organigramme
- Sitzungsprotokolle von Gremien und Organisationseinheiten an der ETH Zürich inkl. Sitzungsbeilagen
- Dokumentationen zu wichtigen Projekten und Geschäften
- Evaluationen und Umfrageergebnisse von ETH-Angehörigen
- Verträge, Statuten, Urkunden, Memoranda of Understanding, Absichtserklärungen
Nicht archivwürdig sind:
- Buchhaltungsbelege, Fondsverwaltung
- private Korrespondenz (private Emails)
- Werbematerial
- Newsletter, die man nicht selbst erarbeitet hat
- reine Terminvereinbarungen
- Rechtssammlungen (mit Ausnahme der offiziellen Rechtssammlung der ETH Zürich)
- Publikationen, Preprints und Postprints
In der Schulleitung der ETH Zürich und ihren Stäben, den Abteilungen, den Departementen und weiteren Organisationseinheiten sind über 3 000 technische und administrative Mitarbeitende tätig. Das Hochschularchiv unterstützt diese ETH-Angehörigen beim Umgang mit Dokumenten und Daten in ihrer täglichen Arbeit (mehr dazu unter Records Management).
Für ihre Lehrveranstaltungen erstellen ETH-Dozierende oftmals umfangreiche Skripts, Leselisten und Handouts. Vielfach setzen Dozierende in der Lehre auch selbst fotografierte Bildmaterialien ein. Das Hochschularchiv empfiehlt, diese Lehrunterlagen auf der ETH Research Collection zu publizieren.
Falls eine Veröffentlichung aus rechtlichen oder sonstigen Gründen nicht möglich ist, ist das Hochschularchiv daran interessiert, Dokumente und Daten aus der Lehre zu archivieren und langfristig für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Das Management und die langfristige Archivierung von digitalen Forschungsdaten gehören zum Aufgabenbereich der Fachstelle für digitale Langzeitarchivierung, die diesbezüglich professionelle Beratung und Unterstützung bietet. Das Hochschularchiv ist hingegen interessiert an der Übernahme analoger Forschungsmaterialien, die wissenschaftsgeschichtlich bedeutsam sind.
Auf Stufe Professur sind häufig Dokumente und Daten aus Lehre, Forschung und Verwaltung eng verzahnt. Das Hochschularchiv unterstützt Professorinnen und Professoren dabei, ihre Personal Papers zu ordnen und wichtige Dokumente zu archivieren.
Da es unmöglich ist, eine abschliessende Liste von archivwürdigen Dokumenten und Daten zu erstellen, legt das Hochschularchiv gemeinsam mit der betreffenden ETH-Organisationseinheit fest, welche Dokumente archiviert und welche gelöscht oder geschreddert werden können.
Angebotspflicht
Bitte nehmen Sie mit dem Hochschularchiv Kontakt auf, sobald Sie die Dokumente und Daten für Ihre Arbeit nicht mehr benötigen. Erfahrungsgemäss ist dies ca. zehn Jahre nach Abschluss eines Dossiers der Fall. Dieser Zeitraum entspricht auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, die in der Schweiz für die meisten Unterlagen gilt.
Um dem Hochschularchiv Dokumente und Daten anzubieten, erstellen Sie am besten eine Übersichtsliste. Diese Liste bildet die Grundlage für die Entscheidung, welche Unterlagen archivwürdig sind. Für das Erstellen von Übersichtslisten steht eine Download Vorlage zum Download (DOCX, 26 KB) zur Verfügung.
Die Archivarinnen und Archivare des Hochschularchivs machen sich gerne ein Bild von der Papierablage und der digitalen Dokumentenablage in den Büros an der ETH Zürich. Wir organisieren auch den sicheren Transport der Dokumente ins Hochschularchiv. Bitte melden Sie sich frühzeitig bei einem anstehenden Büro-Umzug mittels E-Mail an .
ETH-Organisationseinheiten, die dem Hochschularchiv Unterlagen übergeben haben, erhalten auch nach der Übergabe Zugriff auf ihre Dokumente. Die Einsichtnahme der Öffentlichkeit in die Verwaltungsunterlagen der ETH Zürich ist im externe Seite Bundesgesetz über die Archivierung geregelt
Bei fortlaufender Forschung ohne Mandat oder Auftrag der Hochschule wird den Departementen empfohlen, mit den betroffenen (emeritierten) Professor:innen für folgende Fälle eine Vereinbarung zu treffen:
- Zugriff auf und Nutzung von Daten der Professorin oder des Professors durch Dritte bei unerwarteter längerer Abwesenheit/Todesfall
- Zugriff auf und Nutzung von Daten des Departements durch die Professorin oder den Professor
- Nutzung von ETH-Infrastruktur durch die Professorin oder den Professor (ohne Vereinbarung ist eine Nutzung der ETH-Infrastruktur nicht möglich)
Während des Austrittsprozesses empfiehlt es sich, z.B. bei der Klassifizierung, Bereinigung und Archivierung von Datenbeständen, die Unterstützung und Beratung der Informatik-Support-Leiter:innen (ISL) und Information Security Officer (ISO) des jeweiligen Departements in Anspruch zu nehmen.
