Archivierung im Hochschularchiv

Alle ETH-Angehörigen sind für die Dokumente und Daten verantwortlich, die bei ihrer täglichen Arbeit anfallen. Sie sind dazu verpflichtet, dem Hochschularchiv archivwürdige Dokumente und Daten anzubieten. Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial, kulturell oder wissenschaftlich von bleibendem Wert sind.

Archivwürdige Dokumente und Daten

Das Hochschularchiv legt gemeinsam mit den Datenproduzenten fest, welche Dokumente und Daten langfristig archiviert werden sollen. Archiviert werden sowohl analoge Unterlagen (Papier) als auch digitale Unterlagen. Bei der langfristigen Archivierung digitaler Dokumente besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Fachstelle für digitale Langzeitarchivierung.

Da es unmöglich ist, eine abschliessende Liste von archivwürdigen Dokumenten und Daten zu erstellen, legt das Hochschularchiv gemeinsam mit der betreffenden ETH-Organisationseinheit fest, welche Dokumente archiviert und welche gelöscht oder geschreddert werden können.

Angebotspflicht

Bitte nehmen Sie mit dem Hochschularchiv Kontakt auf, sobald Sie die Dokumente und Daten für Ihre Arbeit nicht mehr benötigen. Erfahrungsgemäss ist dies ca. zehn Jahre nach Abschluss eines Dossiers der Fall. Dieser Zeitraum entspricht auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, die in der Schweiz für die meisten Unterlagen gilt.

Um dem Hochschularchiv Dokumente und Daten anzubieten, erstellen Sie am besten eine Übersichtsliste. Diese Liste bildet die Grundlage für die Entscheidung, welche Unterlagen archivwürdig sind. Für das Erstellen von Übersichtslisten steht eine Download Vorlage zum Download (DOCX, 26 KB) zur Verfügung.

Die Archivarinnen und Archivare des Hochschularchivs machen sich gerne ein Bild von der Papierablage und der digitalen Dokumentenablage in den Büros an der ETH Zürich. Wir organisieren auch den sicheren Transport der Dokumente ins Hochschularchiv. Bitte melden Sie sich frühzeitig bei einem anstehenden Büro-Umzug mittels E-Mail an archivalservices@library.ethz.ch.

ETH-Organisationseinheiten, die dem Hochschularchiv Unterlagen übergeben haben, erhalten auch nach der Übergabe Zugriff auf ihre Dokumente. Die Einsichtnahme der Öffentlichkeit in die Verwaltungsunterlagen der ETH Zürich ist im externe Seite Bundesgesetz über die Archivierung geregelt


Kontakt

Hochschularchiv der ETH Zürich
  • +41 44 632 07 04
Christian J. Huber
Leitung
Bild von Christian J. Huber